Depuis 2017, toutes les sociétés françaises doivent identifier leurs bénéficiaires effectifs et les déclarer auprès du registre dédié. Cette obligation vise à renforcer la transparence économique et à lutter contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Qui est concerné ? Comment remplir ce registre ? Voici tout ce qu’il faut savoir pour être en conformité.
Qu’est-ce qu’un bénéficiaire effectif ?
Le bénéficiaire effectif est la personne physique qui détient, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote d’une société, ou qui exerce un contrôle sur ses organes de gestion ou de direction.
Concrètement, il peut s’agir :
- D’un associé ou actionnaire détenant une part significative du capital,
- D’une personne exerçant un pouvoir de décision majoritaire,
- D’un mandataire ayant un pouvoir effectif sur l’entreprise.
Si aucune personne ne détient plus de 25 %, le représentant légal de la société peut être désigné bénéficiaire effectif par défaut.
Quelles entreprises sont concernées par cette obligation ?
La quasi-totalité des structures commerciales et civiles doit remplir cette formalité, notamment :
- Sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, SNC…),
- Sociétés civiles (SCI, SCP…),
- Sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAS…),
- GIE (Groupements d’Intérêt Économique),
- Associations immatriculées au RCS ayant une activité économique.
Sont exemptées :
- Les sociétés cotées en bourse,
- Certaines structures très spécifiques déjà soumises à des obligations de transparence équivalentes.
En pratique, si votre entreprise est immatriculée au RCS, vous êtes presque systématiquement concerné.
Pourquoi cette obligation a-t-elle été instaurée ?
La création du registre des bénéficiaires effectifs répond à plusieurs enjeux :
- Lutter contre la fraude fiscale et les montages d’évasion fiscale complexes,
- Prévenir le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme,
- Renforcer la transparence sur l’identité des véritables propriétaires économiques des sociétés,
- Faciliter les contrôles par les autorités publiques.
L’Union Européenne a imposé à ses États membres cette mesure de transparence à travers plusieurs directives anti-blanchiment.
Quand doit-on remplir le registre des bénéficiaires effectifs ?
La déclaration doit être effectuée :
- Lors de la création de la société, en même temps que l’immatriculation,
- Et chaque fois qu’un changement impacte la liste des bénéficiaires effectifs (cession de parts, changement de dirigeant, augmentation de capital…).
Toute modification importante doit être déclarée dans un délai de 30 jours.
Ne pas déclarer ou déclarer tardivement expose l’entreprise à des sanctions.
Que contient la déclaration des bénéficiaires effectifs ?
La déclaration comporte plusieurs informations obligatoires :
- L’identité complète du ou des bénéficiaires effectifs (nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité),
- Leur adresse personnelle,
- Le mode de contrôle exercé (détention directe ou indirecte de parts, pouvoir de contrôle…),
- Le pourcentage de capital ou de droits de vote détenu.
Ces informations doivent être exactes et mises à jour en cas de changement.
Le registre des bénéficiaires effectifs n’est pas public dans son intégralité : il est accessible uniquement à certaines autorités (fisc, justice, douanes) et aux professionnels habilités dans le cadre de leurs obligations de vigilance.
Comment faire la déclaration ?
Depuis 2023, la déclaration se fait via le guichet unique de l’INPI.
Voici les étapes :
- Accéder à son espace professionnel sur le portail des formalités d’entreprises,
- Remplir le formulaire dédié aux bénéficiaires effectifs,
- Téléverser les pièces justificatives demandées,
- Valider et payer les frais de déclaration si applicables (coût modeste : environ 25 euros).
Il est également possible de faire appel à un expert-comptable, un avocat ou un formaliste pour réaliser cette démarche.
Que risque-t-on en cas de non-déclaration ?
Les sanctions peuvent être lourdes :
- Amende civile pouvant aller jusqu’à 7 500 euros pour les personnes physiques,
- Amende jusqu’à 37 500 euros pour les personnes morales,
- Peines complémentaires possibles : interdiction de gérer, dissolution judiciaire de la société.
Les dirigeants peuvent être personnellement sanctionnés en cas de manquement volontaire.
La vigilance est donc de mise pour éviter des problèmes sérieux en cas de contrôle.
Quelques erreurs fréquentes à éviter
- Oublier de faire la déclaration lors de la création de la société,
- Ne pas actualiser la déclaration après une cession de parts,
- Indiquer des informations inexactes (ex : mauvaise adresse ou erreur dans le pourcentage détenu),
- Penser qu’une société unipersonnelle est dispensée : même en SASU ou EURL, il faut déclarer le bénéficiaire effectif.
Un bon réflexe est de vérifier chaque année, lors de l’assemblée générale ordinaire par exemple, que les informations du registre sont toujours à jour.
En cas de dissolution de la société, que devient la déclaration ?
À la dissolution volontaire ou judiciaire de la société, il est recommandé d’actualiser la déclaration en indiquant que la société a cessé son activité.
La clôture définitive intervient après la radiation du RCS.
Conclusion
Remplir le registre des bénéficiaires effectifs est une obligation légale incontournable pour la majorité des entreprises françaises. Cette démarche participe à la transparence des affaires et à la lutte contre la criminalité économique.
Simple à réaliser mais lourde de conséquences en cas d’oubli ou d’erreur, la déclaration des bénéficiaires effectifs doit être intégrée dans la gestion administrative régulière de votre société. Un geste simple, mais essentiel pour exercer votre activité en toute sérénité.
(Crédit photo : iStock – Witthaya Prasongsin)
